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    办公用品管理制度(整套):企业办公用品管理制度细则

    时间:2020-03-24 18:06:30来源:小小文档网本文已影响

    办公用品管理制度 目录 一、宗旨 2 二、适用范围 2 三、管理部门 2 四、日常管理 2 五、固定资产管理 3 1、复印件管理规定  3 2、打印机使用管理规定 3 3、计算机管理规定  4 4、传真机管理规定 4 5、办公电话管理规定 4 6、扫描仪、优盘、数码相机、数码摄像机、投影仪等管理规定 5 7、空调使用规定 5 六、采购管理 6 七、用品入库 7 八、办公用品的领用 7 九、办公用品的保管 8 十、办公用品的使用 8 十一、用品转移 9 十二、物品维修 9 十三、遗失物品管理 10 十三、附则 10 一、宗旨 为规范公司办公用品的采购与使用,使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费,特制定本办法。

    二、适用范围 公司内部所有部门及公司办公用品的采购。

    三、管理部门 办公用品的管理部门是行政办公室,由行政人员监管执行,采购由采购部实施采购。

    四、日常管理 1、用品分为固定资产、管理消耗品、消耗品三大类。

    固定资产主要指:桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机、传真机、扫描仪、优盘、数码相机、数码摄像机、投影仪等。

    管理消耗品主要指:剪刀、透明胶、固体胶、双面胶、长尾夹、橡皮擦、回形针、签字笔、铅笔、印泥、、大头针、夹子、图钉、名片、账册、档案袋(盒)、文件夹、文件框、美工刀、剪刀、笔筒、电池等。

    消耗品主要指:打印纸、复印纸、复写纸、钉书针、纸杯、垃圾袋以及各种单据等。

    2、办公用品如分配为个人使用的,由个人自己负责管理,如计算机、笔类、尺类、橡皮等;
    如为部门业务共同使用的,由部门负责人指定专人管理,如打印机、复印机等。

    3、公共财产发生损坏时,使用人或责任人需负相应的责任。

    4、员工要爱护所有公司的公共设备,离开办公室,要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具,保证安全。

    5、任何人未经领导批准,不能将专用办公设备带出办公地点,否则一切后果自负。

    五、固定资产管理 1、复印机管理规定  1.1、复印机作为公司内部办公设备,不得对外开放,更不允许复印与工作无关的资料、文件。

    1.2、复印机的使用和保养,公司将指定专人进行管理(详见附表<一>)。

    1.3、复印机的复印权限:由行政部门人员操作, 1.4、若发现复印与工作无关的文件、资料,管理员应及时把信息反馈给其部门负责人,并做好记录。

    1.5、复印机故障报修或其相关耗材的更换,由指定管理员负责上报行政部;
    若因管理员管理不当出现故障、报修不及时或者登记管理不严格,导致纸张及耗材消耗过大,将承担相应的责任。

    1.6、全体员工应遵守规定,厉行节约,对违反规定的不合理要求,管理人员有权拒绝。

    2、 打印机使用管理规定 2.1、打印机作为内部办公设备,不得对外开放,更不允许打印与工作无关的资料、文件。

    2.2、与打印机直接相连的电脑使用者为该打印机管理员,负责该打印机的管理(详见附表<一>)。

    2.3、若发现打印与工作无关的文件、资料,管理员应及时把信息反馈给其部门负责人,并做好记录。

    2.5、打印机故障报修或其相关耗材的更换,由其管理员负责上报综合行政部;
    若因管理员管理不当出现故障、报修不及时或者登记管理不严格,导致纸张及耗材消耗过大,将承担相应的责任。

    2.6、全体员工应遵守规定,厉行节约,对违反规定的不合理要求,管理人员有权拒绝。

    3、计算机管理规定 3.1、计算机使用人员必须掌握计算机操作技能,严格遵守计算机操作规程,注意安全操作,以防设备损坏,严禁私自拆卸其配置。

    3.2、严禁使用公司计算机玩任何形式的网络游戏、浏览图片、倾听音乐、上网聊天等各种与工作无关的内容。

    3.3、严禁任何人以任何手段,蓄意破坏公司网络的正常运行。

    3.4、未经许可,任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用 3.5、计算机使用人员要爱护机器设备,发生故障及时报修。

    3.6、网络管理员建立公司计算机档案,对计算机的相关软硬件设备的配置、使用及维护等进行统计和登记。

    3.7、注意防止计算机病毒感染,定期用病毒杀毒软件进行检测,一旦发现病毒要马上进行清理,若不能达到清理效果,应及时向网络管理员报告。

    3.8、凡涉秘材料的存贮和计算机操作系统中的有关密码均应采取相应的保密措施,任何人员不得窃取和泄露有关密码、涉秘材料等。

    3.9、下班或者外出不回公司者,必须关掉电脑主机和显示器,并务必关闭电源。

    4、传真机管理规定 4.1、公司传真机的使用和保养,公司将指定专人进行管理。

    4.2、外单位人员,未经许可,不得使用本公司传真机设备。

    4.3、发传真时,准发与工作无关的文件、资料。若发现传真与工作无关的文件、资料,管理员应及时把信息反馈给其部门负责人。

    4.4、全体员工应遵守规定,厉行节约,对违反规定的不合理要求,管理人员有权拒绝。

    ·5、办公电话管理规定 5.1、办公室电话是为方便工作,处理公务之用,私事一律不得使用。

    5.2、外单位人员,未经许可,不得使用本公司电话。

    5.3、凡使用办公电话者,必须爱护通讯设备,不准随意拆卸和移位通讯设备,因拆卸和移位造成损坏或线路故障,应照价赔偿。

    6、扫描仪、优盘、数码相机、数码摄像机、投影仪等管理规定 6.1、扫描仪由公司指定人员进行管理,不得扫描与工作无关的文件、资料。

    6.2、投影仪由公司网络管理员负责管理。

    6.3、数码相机、数码摄像机由公司网络管理员统一保管。

    6.4、优盘、移动硬盘、笔记本电脑由领用者保管,应爱惜公司财物,如果丢失或者损毁,自行承担责任。

    7、空调使用规定 7.1 相关术语(名词定义) 7.1.1 空调管理现场责任人(以下简称为现场责任人),是指公共区域、 独立办公室、生产车间等空调配置区域的使用者或最高行政职务管理者。

    1) 每个办公室指定一名空调管理责任人。

    2) 空调管理责任人因故不在工作场所时,应指定代理责任人。

    7.1.2 空调遥控器操作和保管人(以下简称为遥控器保管人),是指被 部门负责人专门指定按本制度执行空调的开启、设温、关机及保管者。

    1) 空调遥控器不得转借他人或人为损毁。

    2) 当空调遥控器保管人离职或换岗,应及时办理空调遥控器移交手 续,由最高职位人监交并指定新的保管人。

    3)未指定专人为遥控器保管人的,由现场责任人兼职全权承担相应的责任。

    7.2 责任划分 7.2.1 空调使用实行“专人负责制”,由部门指定现场责任人全权管理,并承担相应的责任。有关责任人和员工应根据本制度规定使用、管理好空调,切实保障空调能发挥应有的作用,并避免能源浪费。

    7.2.2 行政部门应经常派遣设备维修专业人员对办公区域的空调线路、开关、接线盒以及空调的使用状况进行检查,空调的清洁由各部门自行负责,维修、保养工作由设备维修部门负责。

    7.2.3 空调一旦出现故障,有关现场责任人应及时向公司行政部报告,由公司行政部统一联系维修。

    7.3 空调使用条件 7.3.1 空调作为办公设施,仅限于各办公期间使用,不允许在非办公时间使用空调。

    7.3.2 空调的使用由指定责任人统一管理,其他人员不得随意开关,违者罚款20元/次 7.3.3 使用空调时,应先关闭门窗,如需通风换气要先关闭空调。下班要提前15分钟关闭空调,坚决杜绝开窗使用空调现象。

    7.3.4 办公室在夏季室内最高气温达到25℃以上,方可开启空调制冷,制冷温度设置不应低于20℃,其余时间(晚间、阴雨天等)不得开启空调;
    冬季室外气温达到5℃以下的,方可开启空调制热,室内温度不得高于20℃(以温度计为准)。

    7.3.5办公室人员离开办公室,应即刻关闭空调,严禁室内无人情况下开启空调。

    7.3.6 夏季雷雨天气应立即关闭空调,切断电源,以免遭受雷击。

    7.4 空调使用注意事项 7.4.1 全体员工必须增强节约用电,安全用电意识。任何人不得随意开启空调外壳,不得私自拆装空调开关,也不得在空调线路上乱接线。更不得让部门以外其他任何人员进入办公区域开启空调(专职维修人员除外)。

    7.4.2 空调需要按照使用说明规定进行操作,如发生故障应及时向行政部门报修,不得自行拆卸,否则责任自负。

    7.5.3 空调使用中不得随意改变风叶方向,因为人为因素造成空调设备或遥控器损坏的,所发生的维修费用由损坏人承担。

    7.5 违规责任 7.5.1 凡违反上述“空调使用条件”开启空调的(特殊情况事先经批准的除外),给与现场人员罚款30元/次。

    7.5.2 凡空调遥控器造成丢失或损坏的,由遥控器保管人照价赔偿,赔偿金额直接从工资中扣除。

    7.5.3 如涉及使用不当或者故意损坏,由使用部门或故意损坏者负责修理或赔偿的责任,行政部将视设备损坏情况会同设备保养部对故意损坏者做出相应的处理,并处以罚款。

    7.5.4 凡违反本制度规定的,由行政部就处理情况通告全公司,罚款金额从当月工资中扣除。

    六、采购管理 1、办公室所有办公用品的采购工作,统一由采购部进行。

    2、各部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划,由行政部填写《物品采购申请单》,交采购部进行审核及采购,具体物品发放依据实际采购情况而定。

    3、办公用品采购的一般程序为:
    A、行政部定期向各个部门统计需采购物料,填写《物品采购申请单》(附表一);

    B、采购部确认库存无可用或可替代的物品后,按照规定权限办理审批,并报告采购人员;
    超出办理权限(即大件物品),即由总经理审批;

    C、得到采购许可签字后,一般办公用品由公司制定配送公司送货上门或直接外出采购,验收完毕后签字确认,即可在财务部核销账目;
    大件物品则需经过询价、议价、确定、采购、入库、发放程序,购买后凭签字签呈核销费用。

    七、用品入库 1、办公用品入库前须进行验收,对于符合规定要求的,由行政人员登记入库;
    对不符合要求的,由采购人员负责办理调换或退货手续。

    2、行政人员须对办公用品做到分类存放,码放整齐,清洁有序。

    3、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作,要建立办公用品管理台帐,做到记录详细、发放有登记。

    八、办公用品的领用 1、一般办公用品的发放,由行政人员依据《办公用品领用标准表》(附表四),在登记好《办公用品领用登记表》(附表三)后,直接发放给使用部门或个人。

    2、领取时,领取人须在《办公用品领取登记表》(附表三)上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。领取接待用品(如水果、烟、茶、纸杯等)时应由接待承办部门或接收此物的人员在《办公用品领用登记表》(附表三)上签字。

    3、员工领用单价在100元以上的物品,须经部门主管核准同意。

    4、领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列入移交,如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领。

    5、特殊办公用品的发放,应由采购部指定专人负责。

    6、领取的原则是:工作任务清楚,使用目的明确,一次一领,随用随领,用多少领多少,专领专用。

    7、办公用品管理人员应恪尽职守,坚持原则,照章办事,严格控制办公用品的领取数量和次数,保证办公需要。对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领,领取人应作出解释,否则保管员有权拒付。

    九、办公用品的保管 1、办公用品由行政部统一保管。

    2、库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

    3、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用;
    替换下的各类办公设备交由行政部部统一保管,要及时回收。登记造册,修旧利废,充分利用。

    5、定期进行办公用品库房盘点,确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给。

    十、办公用品的使用 1、使用办公用品应以室为家,牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想,在日常工作中,处处精打细算,提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱,努力降低办公成本。

    2、办公用品应为办公所用,不得据为已有,挪作私用;
    不得用办公设备干私活,谋私利;
    不许将办公用品随意丢弃废置。

    3、精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关闭电源。定期维护保养,最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。

    4、办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用,贵材贱用。复印纸应用于复印,不得用做草纸、包装纸;
    大头针、曲别针等要反复使用;
    纸张可双面利用,修改校对稿可先用废旧纸张打印等,充分发挥各种办公用品的最大使用效率。

    5、印制文件材料要有科学性和计划性,并力求使印制数与需用数基本相符,略有余富,避免不必要的浪费。

    6、对于高档耐用办公用品,各部门应尽量协调相互借用,一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障,由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜;
    因使用不当,人为造成设备损坏的,直接责任人应负赔偿责任。

    十一、用品转移 1、员工离职时应将所领物品一并退回(消耗品除外),由办公人员填写《办公用品移交表》,离职员工签字确认。

    2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移,需办理迁移手续后,方可执行。

    十二、物品维修 1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护(加碳粉)时由使用部门向行政部提出维修申请。

    2、行政部若发现用品为人为故障,应追究使用人或责任人的责任。

    3、如无法维修,可联系供应商或外部维修机构进行维修,并填写《办公用品维修记录单》。

    4、维修经行政和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证,相关费用由行政部按规定报销。

    5、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况,维修费用较高,需淘汰或新品替换,则需对于该物品进行报废处理,填写《办公用品报废凭证》说明情况,并说明是直接淘汰还是需要购置新设备,该表将提交行政部,由决定是否需进行报废处理。

    十三、遗失物品管理 1、公司员工应爱护和节约的办公用品,同时应承担良好保管的义务。

    2、如办公物品出现人为遗失,应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。

    3、如办公室出现被盗、抢劫等情况,导致贵重办公物品及公司机密文件被盗,遗失部门应积极配合警察侦破案件,如能追回遗失物品和遗失文件,则相关人员应被处口头警告,同时被警告人应加强防盗、防劫观念,积极建议改进防盗措施;
    如遗失物品及文件不能追回,则由相关人员及部门负责人对该事件负责,具体处罚措施由企管办商议决定。

    4、如公司出现内盗情况,一经查出,直接扭送公安局。该人员应归还被盗物品,并对公司及公司员工所受损失负责,承担相应责任,公司应视情节给予严厉处罚。

    十三、附则 本规定于发布之日起实施,此前公司颁布的相关规定同时废止。本规定由行政部负责解释。

    附表一:《物品采购申请单》 附表三:《物品领用登记表》 附表四:《办公用品领用标准》 附表五:《办公用品维修记录单》 附表六:《办公用品遗失单》 附表七:《办公用品报废凭证》 附表八:《办公用品移交表》 附表五:
    办公用品维修记录单 日期:________年____月____日 填表人:_____________ 编号 申请部门 申请人 维修品名 数量 维修内容 损坏性质 维修时间 是否已维修 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 备注:损坏程度主要分为人为损坏和自然损坏,人为损坏需将赔偿金额附备注。

    附表七 办公用品报废凭证 申请 部门 申请 时间 物品 名称 配置 时间 物品 编号 物品 编码 报废 说明 领导签字:
    部门 意见:
    财务 意见:
    企管办 意见:
    附表八 办公用品移交登记表 年 月 日 日期 物品名称 单位 数量 移交人 所在部门 接收人 所在部门 备注 注:此表由管理员登记,如若办公用品回收,则管理员为接收人,并负责登记入库。

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