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    企业OA项目立项可行性分析报告(模板)

    时间:2022-01-28 00:07:49来源:小小文档网本文已影响

    OA项目立项可行性分析报告 1、项目背景 目前公司使用的OA系统,功能比较简单,没有移动办公等功能,平台不具有可扩展性,已经不能适应目前公司的信息化发展需求。结合公司各部门的信息化需求情况,结合公司整体信息化发展规划方案,需要更换一款功能比较全面,可操作性和可扩展性较好的OA办公自动化系统平台。

    2、项目目标 通过实施OA系统,可把公司日常业务、事物、协作等信息在单位的部门、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。提供协同工作、公文管理、公共信息、日程/会议管理、文档管理、综合办公管理、常用工具以及系统管理等应用模块,从而达到管理高效全面的管理效果。

    OA系统的总体目标是:“以先进的计算机和通信技术为主要手段,以实现企业关键办公应用为导向,搭建一个覆盖全公司的自动化办公信息平台。通过网络技术,实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制,为本公司建立一个即时有效的信息交流管道,建立高质量、高效率的信息网络,为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段,实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。

    l 实现单位管理向无纸化办公的转变。通过OA系统为单位内部的信息传递建立联系,便于单位内部协同工作。规范使用者的管理从而实现信息集中式管理和分布式应用。搭建起单位内高效协同的办公平台。

    l 规范单位管理行为。通过OA系统的信息流程约束,规范管理过程,追求理想管理结果。实现管理规范化,流程制度化。

    l 提高效率、节约开支。通过OA系统的实施应用,可以使使用者的办公效率大大提高,人员沟通实时快捷,任务传递高效清晰,可以及时了解任务、工作的进度。节约单位在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用,达到开源节支,增产增效的目的。

    3、项目预期效益 达到的效果 OA协同办公平台是基于互联网的高效协同工作平台和协同管理系统,它的基本定位为:
    个人的门户和工具;

    团队的协同工作平台;

    企业知识沉淀及协作平台;

    ⑴、提升企业执行力:
    A、 增强授权的有效性 通过OA系统,实现工作的书面授权,降低工作目标的传递衰减或变形;
    在系统中直接分配任务对象和路径,确保执行资源;
    并且系统提供直观的可视化流程图,可在授权人与被授权人之间建立可视的责任关系。

    B、 监督过程控制结果 通过OA系统,所有工作事件都将被如实的记录,供查询和跟踪。并可以及时跟踪任务执行状态、结果、过程变动,减少信息的衰减。

    C、 加强制度的执行规范 通过OA系统,将企业的制度、规范变成“制度、规范模板固定流程”,员工无需牢记,在执行时将按制度自行流转,实现企业“行为约束”的管理。

    ⑵、提升团队效率:
    A、 加强时间管理 通过OA系统提供直观的时间管理功能,员工的时间安排可以互相查看,上级可以阅读并批复。从公告到部门讨论区、从内部联系人到各种制度模板、从协同处理到知识库共享,轻重缓急一目了然。

    B、 建立敏捷性组织 通过OA系统,可以随需应变组建“跨部门”的动态项目团队,快速建立灵活的弹性组织,且无需会议方式,可以实现所有项目成员全面同步信息对称。

    C、 移动协同,实时审批、处理 实现网上的审批流程,也同样可以有效节约不同岗位,不同部门由于作业时间、空间的冲突而带来的协作障碍,使得办公的效率得以提高。

    ⑶、实现知识管理 A、 知识沉淀 通过OA系统提供的文档管理功能,为各个部门建立文件夹,存放部门知识,并可以辅助完成信息采集、整理筛选、分类归集、形成知识。

    通过对整个协同事件的保存,可以将时间的过程和结果一起保存,实现对组织中宝贵的过程型知识进行保存。

    B、 知识共享 通过信息的分类管理方法,统一集中管理在服务器上,每日备份。并且可以根据工作内容要求不同,授权不同对象学习分享,实现知识的最大利用。

    ⑷、辅助文化建设 通过OA协同平台为企业搭建全员电子沟通的立体平台,通过协同、计划、公告、新闻、调查、论坛、短信等多种方式有效改善企业沟通问题,轻松组织互动探讨和调查,增强组织成员参与的兴趣,辅助完成企业文化建设。

    ⑸、有效节约费用 A、通过OA系统多样化的沟通方式,提高沟通频率的同时大幅度降低有线和无线终端的通讯量,可实现抑制系数> 15%,明显减少传真、长途电话等开支。

    B、通过OA系统的协同工作、文档管理和共享机制,降低因打印产生的办公用品消耗和折旧,可实现抑制系数为> 30%,明显减少了打印纸、打印机的用量。

    C、通过OA系统实施达成人均事务处理能力的提升,在组织扩张过程中有效进行减少对新人的雇佣数量,从而达成对人力资源成本抑制。可实现年度人力资源成本抑制系数为>15%,明显减少人力相关的开支。

    D、通过OA系统提升了组织的敏捷和灵活性,协调会和动员会等各种会议次数明显减少和会议时间明显缩短,可实现年度办公费用中的会务费、差旅费和车辆运行费等成本抑制系数为>30%,明显减少无效工作量和费用开支。

    ⑹ 、整合信息化系统信息资源 A、OA系统非常易用,多数领导培训一个小时即可以快速的掌握。

    B、OA系统可为企业领导设置供查询的专用文件夹,定时按照要求把业务系统的汇总结果和分析报告推送到指定的文件夹中,这样,领导就可以不必进入其他信息化系统就能看到所有系统中最有价值的产出物——结果文档和分析报告等,大大方便了领导者。

    C、通过OA系统的单点登录方式,可以一键式访问其他信息化系统,并实现数据级的整合应用,从而有效消除信息孤岛。

    4、项目计划安排 整个企业OA系统的建设分为多个阶段分步来实现:
    ⑴ 、项目咨询阶段 项目咨询阶段的目的是:对现有业务和信息化建设现状进行调查和初步诊断,明确咨询与实施的目标与范围,根据现状制定具体的行动方案。

    ⑵ 、项目准备阶段 项目准备阶段的目的是:
    确定合适的项目经理;
    建立双方的项目组织,建立项目组织的高效的决策和解决问题的机制,并在项目组织内部,对于项目的远景达成共识;

    对业务运作流程进行调研,确定实施主计划及需求调研报告

    召开项目启动会,使高层以至全体员工,对因项目实施带来的过程和方法的变革有清楚的认识,同心协力,推进项目实施。

    ⑶ 、项目建设阶段 项目建设阶段的目的是:对实施范围内的业务进行深入全面的分析,明确业务需求,并结合产品拟定应用方案。建立一套系统运行的良好制度。

    ⑷ 、项目交付阶段 项目交付阶段的目的是:建立一个良好的软件使用制度、完成大量用户的操作培训、完成从模拟运行阶段到正式运行的转换。

    ⑸ 、运行支持阶段 运行支持阶段的目的是:系统上线后的运行支持,对出现的问题进行分类并快速解决,项目总结和验收、项目交接和软件商顾问撤离后的维护。

    5、资源安排 整个OA系统项目的人员配置如下:
    类别 成员 我方配置 供应商方配置 人数 工作时间 人数 工作时间 项目管理 项目总负责人 1 部分 项目经理 1 全时 1 全时 项目管理顾问 1 部分 专家组 技术总负责人 1 部分 业务负责人 1 部分 技术支持经理 1 部分 技术组 项目研发经理 1 部分 项目工程师 1 全时 技术人员 1 部分 测试工程师 1 部分 系统管理员 1 部分 实施组 推广人员 n 部分 1 部分 商务组 6、投资概算 项目的大概投资范围如下:
    类别 项目 价格(人民币) 备注 系统平台 OA系统平台价格 *万 客户化及实施 OA系统实施费用 *万 硬 件 服务器费用 *万 总 计 *万 包括公司总部及各下属公司 7、项目可检测目标和方法:
    为保证项目质量,将项目进程所完成的以下交付结果定义为项目里程碑,必须进行验收与批准。项目里程碑有:
    里程碑1:项目小组成立 交付结果:《项目小组名单》、《实施方案》 里程碑2:系统安装 交付结果:《系统安装确认书》 里程碑3:系统上线 交付结果:产品安装盘、《用户手册》(含《安装手册》、《管理员手册》、《用户使用手册》)等 里程碑4:用户培训 交付结果:《培训计划》、《系统简易操作手册》、《培训试题》、《培训总结》 里程碑5:项目验收 交付结果:《项目验收报告》 8、项目风险和防范 本章主要描述系统在建设和实施过程中可能出现的风险以及我们针对风险的防范措施。

    8.1业务上的风险与防范 造成业务上的风险的主要原因是:
    l 业务人员需求不完整 l 软件供应商人员不了解需求 l 需求频繁变更 防范措施:
    为避免这些风险,我们选择具有高度知名品牌、实力雄厚、拥有规范实施体系的供应商,泛微公司是国内最大的管理软件供应商,OA的市场占有率第一,利用该公司具有的实施OA系统的经验帮助我们来规避上述风险,同时通过培训,在企业内部可以引导业务人员正确、有效的利用该系统。

    8.2项目实施的风险 风险一:实施周期过长导致双方实施成本加大 策略:
    计划管理策略 双方项目组对实施主计划达成共识,严格执行 将实施主计划分解为周计划,召开项目组周例会 将周计划分解为日计划,每日例会确保今日事今日毕 分阶段验收策略 为整个实施过程设置阶段检视点 按阶段进行验收,快速展现实施成果 风险二:资源到位不及时,导致项目计划不能按时完成 策略:
    领导重视 行动:
    稳扎稳打、分阶段实施推进 一阶段:
    采用产品、聚焦共性应用,形成新的工作习惯和协同工作模式。

    二阶段:
    对局部需求进行评估,采用成熟产品,深化拓展局部应用。

    三阶段:
    对最独特的个性化需求,在充分研讨后单独开发,最终集成到OA平台中。

    理性认识事物发展规律,切勿贪大求全,轻率冒进 8.3技术上的风险与防范 在技术上面的风险主要有以下一些方面需要考虑:
    (1) 数据获取与处理方面 技术方面要考虑的原则是:
    l 第一,采用的技术要符合国际标准,遵循标准可以从系统架构上做好质量把关;

    l 第二,系统设计要考虑到可扩展性,以便在需要的时候可以较方便的升级或扩展功能,从而保障系统的前期投入;

    l 第三,系统设计要考虑到数据安全性;

    l 第四,要考虑到可集成性,便于和其他软件系统交换数据与协作。

    防范措施:
    通过选择适当的产品和技术及有经验的软件商,在很大程度上可以避免技术风险。基于这方面考虑,OA系统的建设我们采用ORACLE关系型数据库,以适应大量的数据处理及满足集成扩展性。

    (2) 产品平台上的风险 l 产品平台若有致命的不可弥补的缺陷,必将造成应用系统的先天不足,从而造成本次系统的技术风险。

    防范措施:
    基于这方面考虑,我们对本次所选择系统的产品平台进行全面的功能测试,以此检测系统是否全面支持所有硬件、操作系统及数据库系统,是否拥有良好的扩展性及开放性,这样可以规避产品平台上的风险。

    8.4应用风险 领导重视,一把手工程 OA系统的成败最大因素在高层领导,办公信息化在国内还处于发展起步阶段,很多领导对办公信息化并不是很重视,如果只是单纯的下属员工在使用OA系统,那必然会导致OA应用的失败。

    公司制度保证 制定企业OA使用管理制度(一些企业要求员工上班第一件事情就是开启OA系统), 一些关键应用必须在OA系统上得以应用,否则领导不予审批。并在OA应用上继续挖掘办公关键应用。

    使用风险,易用性 系统过于复杂是也是OA应用好坏的一个因素,国内企业员工电脑水平参差不齐,如果系统过于复杂,就会造成这部分人员对系统使用的排斥,从而造成OA使用的失败。

    综上所述,我们认为目前对OA系统的立项条件都已经具备,特提出该项目的可行性报告,请领导审批! 信息部 2017年 8月 7日 — END —

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