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    高校财务网上审批模式探究

    时间：2023-08-13 16:25:04来源：小小文档网本文已影响人

    黄艳

    (信阳师范学院财务处，河南 信阳 464000)

    近年来，随着高校财务逐步向智能化、信息化、系统化方向发展，网上查询系统、网上报账系统、收入申报系统、科研管理系统、自助投递系统相继落地完善，缓解了高校财务“报销难”的问题。传统的财务报销线下审批模式，是报销人在网上填写预约单、连同原始发票附件等，依权限逐级找领导审批后，投递到财务自助服务终端，财务人员审核制单、支付。这种线下审批模式存在诸多不便。一是审批流程复杂、周期长、签字难。高校的科研管理人员不是专业的财务人员，往往需要花费很多时间学习大量的财务规章制度，尤其是对一些政府采购类的大额项目支出，一个报销单据需要找多个部门的领导签批，报销人在办理领导签字审批时，或因财务制度理解不当、领导外出等因素，造成“多跑路”的现象，无法及时办理财务报销事宜[1]。二是审批效率低下。传统的线下审批模式是各级领导签批之后，由财务人员审核制单，签字不齐全、报销不符合规定等造成退单的情况十分普遍。三是内控薄弱。虽然各高校都制定了财务报销审批办法，设置了经费审批流程，但审批签字代签的情况时有发生，审批不齐全先办理财务报销，事后补签的情况也非常普遍，而且审批签字的审核由财务人员人为判断，存在很大的人为干扰因素，使财务报销线下审批内控薄弱。

    为了让信息多跑路，教工少跑路，同时为了更好地做好疫情防控工作，避免不必要的人员接触，本文以“X”高校为例，详细研究财务报销的网上审批模式，即审批人只需要手机连接网络，就能够轻松处理报销事项的审批，不受时间和地点的限制，实现了办公时间和地点的自由化。

    网上审批是指由报销人通过网上报账系统填写报销信息，系统根据内置流程将审批事项逐级推送给审批人，实现各级领导网上自助审签功能。审批人可以通过手机关注微信公众号、安装“天财审批系统”APP、或电脑端登录财务信息网“财务信息服务平台”三种方式实施网上报账审批，审批通过后，系统自动提醒报销人审签业务流程完成，报销人打印网上审批单，连同原始发票、附件等投递到财务自助服务终端。在网上审批中，审批人的签名由系统自动提取，无需在报销单据上签字。

    随着信息技术的不断发展，近年来“X”高校充分利用现代信息技术，分别建立了财务信息服务平台、缴费服务平台、校园卡服务平台。财务信息服务平台先后开通了网上查询系统、网上报账系统、收入申报系统、网上科研管理系统等电子化财务管理和服务模块[2]，为教职工生办理各类支出报账、人员经费核发、各类缴费、校内各类消费电子化结算等，提供了极大的便利，为进一步缓解财务报销签字难的问题，“X”高校开始推行财务支出网上审批。网上审批系统对接了网上报账系统、收入申报系统、资产系统、自助投递系统，改造了传统的财务线下审批流程，实现网上的无纸化审批流程，经办人和审批人可以快速方便地登录到系统中进行审批操作，大大缩短审批周期，“签字难”的问题大为改观。

    2.1 梳理“X”高校财务规章制度，整理人员信息

    “X”高校根据相关法律法规和制度要求，结合学校实际，制定了《“X”高校财务报销审批办法》。财务报销坚持“谁主管、谁负责、谁签字、谁负责”的原则，按照“分类管理、分级授权、逐级审批、逐级负责”的审批管理制度，对不同的经济事项和经费类别进行了设定，明确了审批权限。根据上级部门差旅费管理办法、会议费管理办法、培训费管理办法制定了“X”高校相应的管理办法。根据《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》《关于做好赋予科研机构和人员更大自主权有关政策文件落实工作的通知》《关于进一步推动改革政策落实优化科研项目资金管理的通知》等文件精神，制定了《“X”高校科研经费使用办法》及《“X”高校科研经费使用管理补充规定》，明确了科研项目的审批权限。根据《教育部、财政部、国家发展改革委统筹推进世界一流大学和一流学科建设实施办法(暂行)》《重点学科建设与管理暂行办法》等文件要求，制定了《“X”高校重点学科建设经费使用与管理办法》，明确了重点学科建设经费的审批程序。

    在设置网上审批系统之前，“X”高校首先对各项规章制度进行了梳理，按照不同的经济事项和经费类别归纳整理财务报销审批流程35类，整理提供各部门及各项目经费负责人信息，设定审批角色，为下一步网上审批流程的内置做好准备。

    2.2 内置审批流程，设定审批权限

    “X”高校网上报账系统审批权限及级次(部分项目类型)如表1所示。

    “X”高校把学校经费按照用途划分为校拨基本经费、内涵建设经费、专项经费、科研经费、人员经费等项目，分别以行政部门、教学单位、科研平台、学科建设、科研项目设置部门编号，在设置网上审批流程时，按照经费类别对全校6000多个财务支出项目逐一甄别，设定了60个项目类型，根据项目类型匹配对应审批流程，每一个项目类型分别对应不同的审批流程。网上报账系统以报销金额和采购方式为约束条件，分项目类型设置审批流程。收入申报系统以报销金额为约束条件，分项目类型设置审批流程。“X”高校在账务系统中设置科研平台、机构经费、教学专项经费以及科研经费时，同一个部门下不同项目的项目负责人分别属于不同的学院，为解决审批流程设置中推送项目负责人所在学院领导签字的问题，“X”高校以项目负责人所在学院为依据设置归口部门，以归口部门为检索条件推送所在部门负责人审批。

    2.3 前置财务报销审核工作，设置财务人员签章信息

    传统的财务报销线下审批是报销人通过网上报账系统或者收入申报系统填写报销单，依审批权限逐级找领导签字之后，财务人员审核制单，而线上审批系统将财务人员审核业务提前，报销人填写报销单后，上传发票及相关附件，提出线上审批申请，系统随即提交财务审核人员预审，财务人员根据项目经费使用范围、业务类型、附件信息等对业务进行初步审核，能够有效解决项目预算超范围支出，财务报销票据、附件不全，制度执行不规范等问题造成的报销退回情况，大大提高财务报销效率[3]。在设置网上审批系统人员信息时，考虑到财务人员岗位工作调整、财务审核人员不固定等因素，为避免在审批流程中罗列所有的财务人员信息，“X”高校在系统中给财务人员设置了一个虚拟账号，将审核人员签章全部放在财务人员这一个审批角色中，实现一个审批角色，多个签章。财务审核人员可同时在线审核，选择自己的签章信息，提高了工作效率。

    2.4 个性化定制系统相关模块

    根据“X”高校财务制度和审批流程要求，在网上报账系统增加采购类型，系统根据采购类型推送不同的审批流程，实现同一项目不同采购方式的分类审批。增加资产报销模块，同资产管理系统进行对接，以资产验收单号为检索条件，在选择采购方式和经费项目后进行网上报销。增加财务报销必要附件提示模块，将财务报销所需附件清单植入系统，根据报销人预约的报销内容，系统自动提醒报销人上传对应附件清单，以便报销人员及时正确的办理各项报销业务。

    图1 “X”高校财务报销业务流程图

    2.5 制定财务报销审批流程

    “X”高校根据财务管理要求，结合学校实际情况，以线上审批和线下审批并行的方式逐步推广实施新的审批流程。报销人填写报销单据后，可以选择线下审批或者线上审批，根据不同的业务流程进行财务报销。业务流程见图1。

    3.1 报销业务办理更加透明

    “X”高校财务网上审批系统内置了财务制度及报销流程，报账人填写报销业务后，系统根据报销内容能够自动推送“财务报销附件要求”，报账人可以按要求上传相关附件，提交线上审批。网上审批系统设置了财务支出审批各环节信息提醒，通过微信公众号或者APP在流转环节各节点实时推送信息，方便了财务报账人实时跟踪业务办理进度。

    3.2 财务报销更加高效

    网上审批系统前置了财务报销审核关口，所有提交线上审批的单据，须先经过财务审核人员预审，预审通过后系统依审批流程逐级推送给审批人。财务报销审核工作前置有效解决了财务报销不符合有关规定造成的退单现象，大大提高了财务报销效率。

    3.3 审批业务更加便捷

    利用互联网条件，使财务审批不受时间和地点的限制，领导外出时可对相关财务支出业务进行在线审批，方便了当事人办理各项财务支出的审批事宜，实现了办公时间和地点的自由化。

    4.1 建立事前审批模块

    根据“X”高校财务规章制度要求，在开展某些活动之前需要事前审批。比如根据差旅费管理办法文件规定，出差必须按规定报经所在单位负责人批准，填写出差审批单。根据会议费管理办法文件规定，单位在主办或承办会议(培训)前应编制相关预算，填报预算经费申请表，并按规定程序进行审批。根据劳务酬金发放办法规定，在发放外请专家劳务费时，需填写校外人员劳务酬金发放申报表，并按程序进行审批。在办理上述相关业务财务报销时，出差审批单、会议(培训)经费预算审批表、劳务酬金发放申报表等需事前审批业务，目前无法在网上报账系统预置，报账人仍需线下按审批权限逐级审批，审批之后再填写报销业务，上传附件清单，提交线上审批，存在重复审批的现象。为完善高校财务网上审批，建立事前审批模块，还需同财务软件开发商积极沟通，持续优化系统设置。

    4.2 加强技术支持

    “X”高校财务人员对网上审批系统进行了反复测试及完善，根据用户体验和实际使用特点设计了一套适合该校的财务网上审批系统，但在推广使用的过程中网上报账系统还存在手机端扫码上传附件时文件名称无法修改、收入申报系统无法批量上传附件、无法使用手机扫描上传附件以及附件顺序无法调整等问题。而且在开放的网络环境下，网上审批系统容易遭到攻击，审批签章及密码容易泄露，给审批带来一定的风险。为了使网上审批系统更加安全、易用，方便广大师生自如操作，需不断加强技术支持，及时反馈后续使用过程中遇到的问题，及时优化，定期进行系统升级，确保网上审批系统的安全和稳定[4]。

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