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    试析如何提高事业单位财务档案管理水平

    时间：2023-08-15 09:25:03来源：小小文档网本文已影响人

    白丛丛

    （博兴县公共资源交易中心，滨州 256500）

    财务档案管理工作是优化和调整事业单位健康发展和管理体系的一个重要环节，能够有效地强化财务活动的日常管理效率，也能够通过对财务工作的科学管控来降低各种成本支出，既有利于提高事业单位的经济效益，也能够提高事业单位的管理水平。

    （一）事业单位财务档案管理工作的内容

    事业单位财务档案管理工作的内容主要有以下几个方面。

    （1）财务档案能够作为事业单位各方面资金流动的一个基础凭证。例如，可以结合财务活动的开展情况，以规范化的管理来形成会计凭证和记账凭证，从而进一步明确事业单位内部资金的流动方向。

    （2）财务档案可以作为事业单位财务总结报告的重要参考依据，在财务档案管理工作的过程中，会计人员可以结合资金支出的时间进行有效的划分，将财务档案划分为会计报表、季度报告和年终报告等。

    （3）财务档案包含了事业单位的各种明细账目，不仅包括资金的具体流向，还包括固定资产的使用情况，这些记录都可以作为档案来进行有效的管理。

    （4）财务档案中对于事业单位的存款对账有着详细的记录，事业单位在银行往往有大额的存款。银行会向事业单位出具相应的清单和保管项目，能够作为事业单位财务档案的重要组成部分来发挥作用。

    （5）财务档案不仅包括一些纸质化的档案，还包括一些电子档案。例如，在信息化建设的过程中，事业单位的财务软件能够形成各种财务数据信息，这些数据信息都能够以移动硬盘或者U 盘的形式储存起来，作为事业单位财务档案的重要组成部分来进行管理。

    （6）内部数据库的储存备份也是事业单位财务档案的一个组成部分，既能够以电子化的档案来呈现财务数据，也能够在大数据技术的应用下对这些数据进行系统分析。

    （7）事业单位财务信息系统的应用需要结合信息技术来开展，在管理的过程中，财务系统能够生成各种各样的数据库记录这些情况，这些数据既包含了大量的财务管理数据，也能够自动生成财务档案来发挥作用。

    （8）在事业单位财务工作中，各方面的财务设备也是财务档案的一个重要组成部分，一些会计软件和网络数据库等都能够作为财务档案来发挥作用，这些信息化的数据与纸质版的数据具有同等的管理效能。

    （二）事业单位财务档案管理工作的作用

    结合当前事业单位财务工作的实际情况可以看出，财务档案能够有效地促进单位内部各方面工作的有效开展，财务档案不仅包含单位内部的资产情况，也包含单位与项目客户之间的经济往来，加强财务档案管理工作能够有效地整合这些财务情况。从这一层面来看，在事业单位财务档案管理工作的开展中加强管理职能的优化调整，既可以从管理层面优化成本管控，也可以与经济社会的实际情况相适应；
    既能够结合事业单位财务工作的实际调整情况来对档案进行有效的整合，也可以按照财务提供的各项数据分析结果来进行正确的决策。这样既能够帮助事业单位有效地规避各项财务风险问题，也可以在财务档案管理工作的开展过程中进一步明确具体的财务流程和财务规范，从而通过组织机构的优化调整和系统平台的科学建设来增强财务档案管理的专业化水准，对于优化事业单位的管理效能具有重要的推动作用。

    （一）财务档案管理意识淡薄

    在事业单位的管理体系中，财务档案的生成不仅能够直接反映事业单位的各项社会活动，也能够为之后与企业合作过程中存在的各种纠纷提供强有力的依据。与此同时，财务档案还能够作为监督事业单位内部各项管理工作的一个有效证据来发挥作用。但是在实际的财务活动中，受管理层财务档案管理意识缺乏的影响，实际的财务活动缺乏档案体系建设工作，在日常的财务工作中仍然沿用传统的管理理念，对于一些财务档案也缺乏足够的保密措施。这样一来，很多事业单位在开展各项经济活动的过程中由于缺乏相应的票据而无法进行财务档案管理工作，还有一部分事业单位尽管已经建立了财务档案管理体系，但是仅仅停留在传统的管理层面上，无法推动事业单位财务档案管理工作的有序开展。

    （二）财务档案管理标准不统一

    一方面，尽管很多事业单位的财务部门都是按照《会计档案管理办法》和《中华人民共和国档案法》来开展工作的，但是由于部分单位在财务会计核算工作中没有以严格的制度规范作为指引，在预算编制和执行的过程中缺乏管理，既没有认识到财务档案管理工作在事业单位财务活动中的重要价值，也没有按照相应的法律法规要求来开展财务档案管理工作。这样一来，事业单位的财务工作和财务档案管理工作仅仅停留在原有层面上，没有统一的管理标准作为支撑，严重影响了档案的作用发挥。

    另一方面，在财务档案管理工作的内容上还存在不规范、不健全等问题，没有健全的法律法规作为管理支撑，无法实现部门之间的有效对接。这样一来，既影响了财务档案管理工作的管理效率，也无法按照财务档案管理的具体要求来制定统一的管理标准，需要通过规范财务人员的日常工作流程和行为来提高财务档案管理的效率。

    （三）财务档案管理信息化素养缺乏

    结合现阶段我国事业单位财务工作的实际情况来看，很多财务人员既缺乏财务档案管理的意识，也因缺乏信息化素养而无法高效地利用财务档案管理系统。这样一来，在传统的财务档案管理理念指引下，财务人员既无法及时更新自身的管理理念和管理水平，也无法提高专业能力，在信息化建设过程中因专业素养不高而无法高效开展工作。

    一方面，在事业单位的财务核算工作中，很多财务核算工作涉及事业单位的各个科室，只有将财务信息与这些业务工作进行有机融合，才能够形成财务档案。然而在实际工作的开展过程中，财务人员既缺乏多元化的核算管理理念，也无法将这些财务数据和业务数据进行有效的整合分析，导致在财务档案的生成过程中存在一定的不规范性和不科学性，不仅影响了事业单位财务活动的高效开展，也会因管理流程不够规范而无法生成良好的财务档案。

    另一方面，现阶段的垂直化管理模式既无法充分保障财务部门与其他部门的有效衔接，也会因管理理念单一等问题而无法形成专业化的财务档案管理体系，在影响事业单位财务活动有序开展的同时还会影响管理效率。再加上财务人员既缺乏相应的财务档案管理意识，也因缺乏专业素养而无法高效地利用信息系统来开展财务工作，在接收业务部门的数据信息时也无法进行有效的整合，在一定程度上阻碍了事业单位财务档案管理工作的高效开展。因此，在信息时代需要事业单位结合信息技术的广泛应用来构建财务管理系统和档案管理平台，以信息化建设水平的提升来推动财务档案管理体系的构建。

    （一）增强财务档案管理意识，提升管理效果

    事业单位财务档案管理工作的开展过程中需要将财务档案管理意识的培养作为重点，通过增强财务档案管理意识来规范财务部门和业务部门的财务活动，实现规范化引导。

    一方面，事业单位的管理层需要结合管理实际来推动财务档案管理工作的高效开展，以财务档案管理工作的流程化和制度化建设来提升财务档案管理水平，这样不仅能够将财务档案管理意识贯彻到日常工作中，也能够通过各项业务的开展来生成各种各样的财务档案，既实现了财务档案管理工作的有效整合，也能够通过对这些财务数据的有效整理来加强监督管理，是促进事业单位财务档案管理体系高效构建的一个重要方式。

    另一方面，事业单位在各项财务工作中还应当根据管理规模和实际经营情况进行有效的调整，在财务人员档案管理意识提升的同时构建完善的档案管理制度，。财务部门应配备专职人员来开展财务档案管理工作，以提高财务工作的有效性。在各种规章制度的管理要求下，专职人员能够对事业单位各个部门的财务情况进行有效的收集和整合，既有利于促进财务档案的分级分类管理，也能够通过加强日常财务活动监督的方式来制定科学的财务档案管理目标，对于提高事业单位财务档案管理效率，以及强化岗位分工和责任划分至关重要。在提升财务人员管理意识的同时也，能够通过加强业务部门的财务档案监督来实现各项财务活动的规范化，对于增强财务档案管理体系的建设具有重要作用。

    （二）统一财务档案管理基础标准，提升管理水平

    统一化和标准化的财务档案管理体系能够有效地提升财务档案的整体管理效率。

    一方面，事业单位应按照《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》等相关的法律法规进行财务档案管理标准和管理制度的有效构建，进一步明确财务人员在财务档案管理工作中的工作流程和工作规范。这样一来，在对财务信息进行归档和立卷的过程中，便能够通过统一化的管理体系来提高财务档案管理工作的效率。在对这些工作规章制度进行应用的过程中，财务档案管理标准也可以通过进一步细化的方式来实现业务部门与财务部门的有效对接，既能够提高对财务档案的规范化管理，也能够提高财务档案的管理水平。

    另一方面，在统一财务档案管理基础和标准的过程中，还应当加强对这些财务档案信息的有效管理。应以库房管理制度的有效应用来实现专门管理，这样在财务档案资料的整理过程中，既能够确保管理过程的规范性和流程化，也能够实现财务档案资料的完整化和清晰化。同时，专人负责的方式还能够让事业单位在开展各项财务工作的过程中，实现对这些财务档案的有效利用，既能够帮助事业单位以规范有效的程序来开展各项财务活动，提升业务部门财务支出的规范性和程序化，也可以结合财务档案的生成来加强财务监督，对于保障财务活动的科学有序开展具有重要的推动作用。

    （三）加强财务档案信息化建设，提升管理效率

    在财务档案管理工作的开展过程中，加强信息化建设是适应现代企业发展的一个基础需要，同时也能够强化企业财务档案管理效率的提升。在财务档案管理工作中进行信息化建设，可以依托信息化的财务管理系统来开展，这既有利于保障财务工作的全面性和系统性，也能够通过财务系统与档案管理系统的有效对接来实现财务档案管理体系的有效构建。

    一方面，在财务档案管理工作中进行信息化建设，可以积极开发财务档案管理系统和平台。只要保证档案平台与财务平台设置统一化的端口，就能够实现财务档案和财务管理的有效对接，实现分类归档工作的有效开展。同时，平台系统在财务档案管理中的应用能够有效地提升分类和归档的效率，同时也可以通过信息检索功能来帮助事业单位财务人员及时有效地对这些财务档案进行查阅和利用，不仅能够为事业单位财务管理和财务监督工作提供便利，强化财务档案管理工作的效率，也能够通过平台系统化的操作流程来提高财务档案管理的规范化和流程化。

    另一方面，在信息技术的应用过程中，需要事业单位加强对财务人员的技术培训，提高财务人员的信息素养，同时也需要积极地引进一些计算机技术人才，结合财务档案管理工作的实际不断开发档案管理系统的新功能。这样既有利于推进财务档案数据库的建设，实现财务档案资源的有效共享，同时也能够通过这种数据库的建设方式来推动管理理念和管理模式的有效创新，是优化事业单位财务管理体系和推动财务档案管理建设创新的重要实践路径。

    综上所述，财务档案管理工作在事业单位管理体系中占据十分重要的部分，应通过加强财务资料收集整理的方式来构建系统化的财务档案管理体系。其在推动财务监督工作高效开展的同时，还能够实现财务人员档案意识的有效提升，是促进财务工作规范化和流程化开展的重要方式。因此，需要进一步加强事业单位财务档案管理建设，以切实有效的管理体系和制度规范来推动事业单位在当前的经济条件下健康发展。

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